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Crear documentos
Esta herramienta permite configurar, personalizar y gestionar internamente los diferentes tipos de documentos que maneja tu empresa, incluyendo firmas digitales y trazabilidad. Es un módulo adicional externo que debes contratar.
1. Accede a la sección de tipos de documentos
- Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Configuraciones.
- Haz clic en Tipos de documento.
- Pulsa el botón Añadir tipo de documento.
⚠️Cuidado: solo podrás subir documentos en formato PDF
2. Añadir nuevo documento
Configuración donde podrás establecer:
- Nombre del documento, por ejemplo: Contrato laboral, Normativa interna, etc.
- Activar o no la opción firma del empleado.
- Si está activa, podrás personalizar:
- Tamaño de la firma: pequeña, mediana o grande.
- Posición en el documento: arriba centro, arriba izquierda, arriba derecha, abajo centro, abajo izquierda, abajo derecha o posición personalizada.
- Número de páginas a firmar o activar la opción de firmar en todas las páginas.
- Caducidad de la firma: define cuántos días estará disponible para su firma.
Además, podrás activar otras funcionalidades opcionales:
- Disponibilidad permanente del documento: marca esta opción si deseas que el documento siga visible para el empleado incluso después de haber sido firmado. Si no se activa, el documento dejará de estar disponible tras la firma.
- Trazabilidad: al activar esta función, se añadirá una página al final del documento con un resumen de trazabilidad, que certifica la validez y seguridad de la firma realizada.
También podrás configurar la firma o sello de la empresa con las mismas opciones de tamaño y posición.
Una vez completada la configuración, pulsa Aceptar para guardar.
3. Editar o eliminar documentos
Desde el panel principal de tipos de documentos, puedes gestionar todos los documentos creados:
- Haz clic en el icono de la flecha para acceder a la ficha del documento.
- Desde allí podrás:
- Editar la configuración pulsando el icono del lápiz.
- Eliminar el documento haciendo clic en el icono de la papelera.