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Asociar o cargar documento
Una vez has creado tus plantillas, ya puedes asociar documentos a los empleados que necesites. Para utilizar estas funcionalidades, es necesario haber contratado el módulo adicional que aporta este servicio.
1. ¿Qué es “cargar un documento”?
Una vez has creado una plantilla o tipo de documento, el siguiente paso es asociar un archivo real a uno o varios empleados.
Esto puede hacerse seleccionando una plantilla configurada previamente o subiendo directamente un documento en PDF.
2. ¿Cómo puedo asociar o cargar un documento?
Hay dos formas de hacerlo, y las dos abren la misma ventana:
Desde el listado de empleados
- Ve a Empleados > Empleados.
- Marca en el listado a uno o varios empleados. Hasta que no selecciones a alguien, los botones de acción están desactivados.
- Pulsa el botón Documento.
Desde la ficha del empleado
- Entra en Empleados > Empleados.
- Pulsa el icono de flecha de la columna Detalle del empleado.
- Ve a la pestaña Documentos, donde ves todos los que tiene asociados, y pulsa Añadir documento.
En la ventana Añadir documento tienes que rellenar los dos campos, porque los dos son obligatorios:
- Tipo de documento: elige una de las plantillas que ya tengas creadas. Tiene buscador, porque si tu empresa tiene muchos tipos dados de alta la lista es larga.
- Selecciona un PDF: sube el archivo concreto que le vas a asociar a esa persona.
Pulsa Aceptar y el documento queda asociado. La configuración de firma, caducidad y trazabilidad la hereda del tipo de documento que hayas elegido.
3. ¿Qué pasa tras la carga del documento?
- El empleado recibirá una notificación (por correo o app) si el documento requiere firma.
- El estado del documento pasará a Pendiente de firma y quedará registrado en su perfil.
- Si no requiere firma, simplemente se añadirá como documento informativo disponible.