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Validar y aprobar notas de gasto
1. Dónde ver los gastos pendientes
En Gestión de gastos verás un contador de “Pendientes de validar” con el importe total. Usa los filtros (equipo, centro, validación, pago, mes, año o todo el histórico) para localizar los gastos que quieres revisar.
2. Revisar un gasto
Haz clic en el icono del lápiz de la fila del gasto para abrir su ficha. Ahí puedes ver el justificante adjunto (PDF, JPG, PNG o WEBP, hasta 5 MB), el importe, la base imponible, la moneda, la fecha, el número de factura, el tipo de gasto, la forma de pago y la descripción.
El tipo de gasto distingue dos casos: Pagado por la empresa, cuando lo ha abonado directamente la empresa (por ejemplo con una tarjeta de empresa), y Adelantado por el empleado, cuando el trabajador lo ha pagado de su bolsillo y hay que reembolsarle.
3. Validar o rechazar
Desde la ficha, activa el interruptor Validado si el gasto es correcto. Ten en cuenta que, al validarlo, los datos económicos y la fecha quedan bloqueados para edición. También puedes validar directamente desde la tabla, con el icono de check en la columna Acciones, sin necesidad de abrir la ficha completa.
4. Marcar como pagado
Cuando el reembolso ya se ha realizado (por nómina, transferencia, etc.), activa el interruptor Pagado en la ficha del gasto, o usa el icono correspondiente en la tabla. El contador de “Pendientes de pago” se actualiza automáticamente.
Ten en cuenta que este paso solo aplica a los gastos adelantados por el empleado: un gasto pagado por la empresa se considera pagado siempre, así que su interruptor aparece ya activado y bloqueado.