Preguntas frecuentes sobre Control Laboral

Existen dos maneras muy sencillas de registrar la jornada.
La primera es a través del sistema de validación de jornada, donde el trabajador recibe una notificación al final de su jornada preestablecida y puede validarla si el horario coincide, o corregirla si ha trabajado más o menos tiempo.
La segunda opción es el fichaje libre, que permite al empleado indicar manualmente la hora de inicio, las pausas y el fin de su jornada. El sistema calcula automáticamente el tiempo trabajado total basándonos en esos registros.

Control Laboral ofrece diversas alternativas adaptadas a cada tipo de empresa y trabajador:

• Aplicación móvil (Android / iOS)
• Portal web
• Registro por WhatsApp o Telegram
• Máquinas de fichar con QR o tarjetas RFID
• Registro telefónico (llamada a número habilitado)
• Validación de jornada por correo electrónico

Todos los métodos están sincronizados y permiten registrar la jornada con seguridad y trazabilidad.

Con nuestro registro horario de validación es muy difícil que a un empleado se le olvide fichar, ya que al final de su jornada le avisamos mediante una notificación push de que tiene que validarla o corregirla, en caso de que la jornada preestablecida no se ajuste a la jornada que realmente ha efectuado.

Una jornada abierta indica que se ha iniciado, pero no se ha marcado su final. Esto puede ocurrir cuando un empleado olvida registrar la salida. Mientras la jornada esté abierta, no se podrá firmar ni incluir en los informes legales. Se recomienda revisar periódicamente este estado y corregirlo mediante el panel de administración o validación del trabajador.

• Validar una jornada implica confirmar que el horario trabajado coincide con el planificado. Se hace al final del día.
• Firmar un cierre, en cambio, consiste en firmar digitalmente un conjunto de jornadas (diarias, semanales o mensuales), como resumen de cumplimiento horario.

Puede deberse a tres razones:

1. El enlace ha caducado (tienen un límite de tiempo).
2. El cierre aún no está completo (hay jornadas abiertas).
3. El navegador bloquea la firma (prueba en modo incógnito o con otro navegador).
   Si el problema persiste, accede al portal o la app móvil para firmarlo.

Sí, Control Laboral permite registrar tu jornada a través de WhatsApp o Telegram, sin necesidad de utilizar la app ni el portal web.

Cada día laborable recibirás un mensaje con dos opciones:

• Validar jornada, si el horario se ha cumplido.

• Corregir jornada, si necesitas modificar los tiempos trabajados.

Al hacer clic en cualquiera de las opciones, se te abrirá una página segura donde puedes completar el proceso. Este método es muy práctico, especialmente si no deseas instalar ninguna aplicación adicional, y tiene plena validez legal

Para que el empleado pueda corregir su horario, primero debes tener activada esa opción.

Para activarla, entra en Empleados > Empleados, selecciona al empleado en el listado y pulsa Editar. En el paso 4. Método de registro, al final, tienes el bloque Opciones de registro: marca ahí la casilla Permitir corrección de horario y guarda.

Sí, ya que con esto estaríamos cumpliendo la normativa actual.

Sí, en principio la validación sería válida siempre y cuando refleje el horario real del empleado.

En principio, no. Sin intervención del administrador, no es posible en estos casos.

Las opciones disponibles son dos:

1. El administrador validaría la jornada pendiente.

2. Reenviar esa jornada al correo del empleado mediante un enlace, para que pueda validarla específicamente ese día.

El trabajador tiene que validar la jornada inmediatamente después de que finalice su jornada.

Si lo hace fuera del centro de trabajo o a otra hora diferente el registro estaría mal realizado.

No, es obligatorio que el trabajador tenga disponible dicha opción, si no, no será válido frente a inspección.

Con la normativa actual, este método de fichaje es válido y no presenta inconvenientes, siempre y cuando tenga la opción de “corregir horario” activada.

No, ya que la ley simplemente dicta que el registro debe reflejar las horas reales trabajadas por el empleado.

Sí, cualquier modificación realizada por el administrador debe ser confirmada por el empleado y en el caso de que no esté de acuerdo con dicha modificación debe aparecer la discrepancia entre ambos.

Igual que en la oficina: trabajar a distancia no exime de registrar la jornada. Los mismos métodos sirven fuera del centro de trabajo, y los más cómodos para teletrabajo son la app móvil, el portal del empleado y la validación por WhatsApp, Telegram o correo electrónico, que no requieren instalar nada.

Tienes una sección completa sobre esto en Teletrabajo y control horario.

Sí, Control Laboral cuenta con una app gratuita tanto en Google Play como en App Store, compatible con la mayoría de smartphones Android e iOS.

No hay problema. La empresa puede configurar otros métodos alternativos como el portal web, WhatsApp, validación por correo, teléfono o incluso el uso de una máquina de fichar. La solución se adapta a las preferencias y necesidades de cada equipo.

Sí. Control Laboral permite el uso simultáneo de distintos dispositivos. Puedes iniciar tu jornada desde la app móvil y luego acceder al portal web para validar o revisar tu registro. El sistema sincroniza todos los datos en tiempo real y mantiene la trazabilidad del canal desde el que se ha registrado la jornada.

En la pantalla de inicio de sesión, haz clic en “¿Olvidaste tu contraseña?”. Introduce tu correo o teléfono y recibirás un SMS o email con tu nueva contraseña. Si no te llega, contacta con el responsable de tu empresa para que actualice tus datos de contacto.

ORIA es la inteligencia artificial integrada en Control Laboral. Te permite consultar información de tu empresa escribiendo la pregunta tal y como se la harías a una persona de tu equipo, sin navegar por menús ni configurar informes.

En lugar de montar un informe para saber cuántos días de vacaciones le quedan a alguien, se lo preguntas y te responde con los datos que ya están registrados en la plataforma.

Hoy por hoy ORIA responde sobre la información que ya existe en la plataforma. Puede consultar:

• Registros de fichajes y jornadas.
• Vacaciones, ausencias y saldos disponibles.
• Datos de empleados y departamentos.
• Información para preparar informes laborales.

No hace falta usar comandos ni filtros especiales: preguntas en lenguaje normal, como «¿quién no ha fichado hoy?» o «¿cuántos días de vacaciones le quedan a Marta?».

Inicialmente está disponible para los usuarios administradores de Control Laboral.

En próximas versiones ORIA no solo consultará, sino que también podrá ejecutar tareas: modificar horarios, registrar ausencias, tramitar solicitudes de vacaciones o generar informes automáticamente.

Tienes más detalle en Primeros pasos con ORIA.

Control Laboral genera informes legales con verificación jurídica, que puedes consultar y exportar en cualquier momento y están listos para presentarse ante una inspección laboral.

Los tienes en el menú Informes, dividido en dos apartados:

• Fichajes: el detalle de las jornadas, con filtros por empleado y por fechas.
• Cierres: los resúmenes firmados por periodo (diario, semanal o mensual).

Sí. Control Laboral ha sido diseñado específicamente para ayudar a las empresas a cumplir con la legislación vigente en materia de registro horario, evitando sanciones y garantizando la trazabilidad de la jornada laboral de forma automatizada.

Cuando un documento es rechazado, el sistema te solicita que indiques un motivo. Este rechazo queda registrado con fecha, usuario y observación, y la empresa recibe una notificación para revisar el contenido. El documento se puede reenviar posteriormente con modificaciones si fuera necesario.

Control Laboral protege toda la información mediante cifrado de extremo a extremo, asegurando la privacidad y seguridad de los datos tanto para la empresa como para los trabajadores.
Cumple con la LOPDGDD y el RGPD, garantizando que el uso del sistema sea totalmente legal.

El horario predefinido no está prohibido por la normativa. La ley exige un registro diario de jornada que sea real, fiable y verificable, pero no establece un sistema concreto.

En caso de Inspección de Trabajo, el registro debe reflejar la jornada efectivamente realizada y debe permitir ajustes o validaciones cuando sea necesario.

Deberán fichar al de inicio de jornada.

Por otra parte, sí, la opción mensual será válida, siempre y cuando se refleje la jornada real del empleado, tendrán que usar la opción de inicio de jornada.

Sí. Control Laboral incluye un canal de denuncias internas integrado, pensado para que la plantilla pueda comunicar posibles irregularidades de forma segura y confidencial, y de manera anónima si la persona lo prefiere.

El administrador genera una dirección web única desde Configuraciones > Empresa > Datos generales, en la sección Canal de denuncias, y puede personalizarla con un nombre identificable. Esa URL se comparte con los empleados a través del portal, de una comunicación interna o del manual de bienvenida.

Sí. En Logs > Logs de sistema se guarda un rastro completo de todas las acciones que realizan los administradores.

De cada movimiento ves la fecha, el usuario (nombre y correo), el sistema desde el que se conectó, la dirección IP y la operación concreta que hizo.

Puedes filtrar por rango de fechas, por usuario o por IP, y buscar una palabra o un valor concreto. Es lo que te permite saber quién tocó qué y cuándo si alguna vez hay que justificarlo.

Sí. Además de los permisos estándar para empleados y managers, puedes configurar permisos extra individualizados para un trabajador en concreto. Esto se hace desde Configuraciones > Permisos, y permite dar acceso a ciertos apartados como documentos, informes o visualización de equipos sin alterar la configuración general.

Todos los cambios que se realicen en el convenio, horario, política de vacaciones o calendario quedan registrados y se aplican desde la fecha que determines. El sistema mantiene el histórico de configuraciones anteriores, por lo que no perderás información ni registros previos.

Sí. Puedes crear varios calendarios y asignarlos a los empleados en función de su centro de trabajo, localización geográfica o condiciones laborales. Esto es especialmente útil si tienes sedes en distintas comunidades autónomas.

El horario registrado para ese día será el que ya tenía configurado en su perfil.

Sí, con la bolsa de horas. Recoge las horas extra generadas y compensadas de toda la plantilla, así que no necesitas llevarlas aparte en una hoja de cálculo.

La encuentras en Empleados > Bolsa de horas. Ahí ves el saldo global, qué empleados están en negativo y, sobre todo, las horas que caducan en 30 días, para poder compensarlas antes de que se pierdan. El detalle se organiza en tres pestañas: Pendientes, Histórico y Solicitudes.

Sí. Control Laboral incluye un gestor de gastos. El empleado presenta su nota de gasto adjuntando el justificante (PDF, JPG, PNG o WEBP, hasta 5 MB) y la persona responsable la revisa desde Empleados > Gestión de gastos, donde tiene un contador de pendientes de validar con el importe acumulado.

Cada gasto pasa por los estados pendiente de validar, validado, pendiente de pago y pagado, distinguiendo si lo pagó la empresa directamente o si lo adelantó el empleado y hay que reembolsárselo. Después puedes exportar los gastos y sus informes para administración o para la gestoría.

Sí. Desde Empleados > Equipos agrupas a los trabajadores como te convenga: por departamento, por centro de trabajo o por proyecto.

Cada equipo puede tener una persona responsable asignada, y desde el panel puedes editar el equipo, añadir miembros o eliminarlo. Entrando en el detalle ves los datos del equipo y la lista de participantes.

Además, en Empleados > Vacaciones y horarios tienes el calendario del equipo, muy útil para detectar solapamientos antes de aprobar vacaciones.

Control Laboral incluye un gestor de vacaciones y ausencias completo:

• En Configuraciones > Políticas de vacaciones defines cuántos días corresponden y con qué reglas, y se las asignas a cada empleado.
• En Empleados > Solicitudes de vacaciones te llegan las peticiones y las apruebas o rechazas.
• En Empleados > Vacaciones y horarios ves el calendario del equipo, para detectar solapamientos antes de aprobar nada.

Desde el mismo sitio se gestionan festivos, bajas y otras ausencias.

Sí. Control Laboral ofrece 15 días de prueba gratuitos, sin necesidad de introducir datos de pago. Durante ese periodo se puede solicitar una demo personalizada con un técnico especialista.

Configuración inicial de los datos de la empresa, configuración de todos los datos de los trabajadores (obligatorios: nombre, teléfono, convenio y horario), puesta en marcha del sistema, formación al administrador y seguimiento en toda la fase inicial.

Un agente especialista de Control Laboral citará contigo un día y una hora para realizar la formación. Te enviará por correo electrónico el enlace de la reunión. La formación incluye una guía completa de uso, resolución de dudas en tiempo real y ajustes específicos si fueran necesarios.

Una vez decidido contratar, se envía el contrato por email o SMS. El cliente lo firma digitalmente y se inicia el proceso de alta. En 24-48 h se configura la empresa y se entrega el acceso completo.

En general, una vez enviado el documento con los datos de los trabajadores, la configuración se completa en 24-48 h. Después, se agenda la formación y se puede empezar a utilizar la herramienta de inmediato.

Actualmente, el pago se puede realizar mediante domiciliación bancaria o por transferencia.

Sí. Control Laboral no tiene permanencia. El cliente puede cancelar cuando lo desee y seguirá teniendo acceso hasta el final del periodo pagado.

El equipo de Soporte Técnico y Atención al Cliente está disponible para lo que el cliente necesite mediante teléfono de atención gratuito 900 800 871 y correo electrónico soporte@controllaboral.es