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Cargar plantilla
Antes de enviar nada a firmar necesitas una plantilla: define qué tipo de documento es, si lleva firma, si caduca y si incluye trazabilidad. Es parte del módulo adicional de firma digital.
1. ¿Qué es una plantilla o tipo de documento?
Las plantillas permiten definir el formato y la configuración que tendrán los documentos que vayas a enviar a tus empleados para firma.
Desde este apartado podrás establecer qué tipo de documento es, si requiere firma, si tiene caducidad o si debe incluir trazabilidad, entre otros aspectos clave.
2. ¿Cómo crear un nuevo tipo de documento?
Desde el menú lateral izquierdo:
Configuraciones > Tipos de documentos > Añadir tipo de documento
Aquí deberás completar los siguientes campos:
- Nombre del documento: introduce un nombre identificativo para la plantilla, por ejemplo: Contrato laboral, Nómina mensual…
- Caducidad: determinar cuántos días tendrá el empleado para firmar el documento. Puedes marcar la opción “Sin caducidad”, si deseas que no caduque.
- Firma del empleado: activar si fuera necesaria, estableciendo tamaño, posición, y número de páginas a firmar.
- Firma o sello de la empresa: puedes añadir también la firma o sello de la empresa en el documento. Al activarlo, configuras los mismos parámetros que para la firma del empleado. El sello o firma debes establecerlo previamente en Configuraciones > Empresas > Datos generales.
- Trazabilidad: al activar esta opción, el sistema incluirá automáticamente una página adicional al final del documento. Esto garantiza que el documento firmado cumpla con las exigencias legales de seguridad y autenticidad.
Pulsa Aceptar para guardar la plantilla.
3. ¿Qué ocurre tras guardar la plantilla?
Una vez creada, el tipo de documento quedará disponible para ser seleccionado cuando vayas a cargar un documento individual a uno o varios empleados.
Desde allí se aplicará automáticamente el formato y la configuración que acabas de definir. Puedes editarlo tantas veces como sea necesario.
4. Editar o eliminar una plantilla
Todas las plantillas creadas se ven en el listado de Tipos de documentos. Desde ahí puedes modificarlas o darlas de baja:
- Pulsa la flecha de la columna Detalle para abrir la ficha de la plantilla y consultar su configuración.
- Selecciona una plantilla de la lista y usa los botones Editar o Eliminar de la parte superior.
