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Gestión de documentos legales con empleados
Contratos, anexos o nóminas: envíalos desde el sistema y que tus empleados los firmen desde la app, sin papel y sin perseguir a nadie. Estos son los trucos para que el circuito funcione solo.
1. El orden correcto: primero la plantilla, después el envío
El error más habitual es intentar enviar un documento sin haber creado antes su tipo. El sistema necesita saber si ese documento caduca, si lleva firma del empleado y si incluye trazabilidad, y todo eso se define en la plantilla.
El orden es siempre este:
- Crea el tipo de documento en Configuraciones > Tipos de documentos > Añadir tipo de documento.
- Envíalo a los empleados desde Empleados > Empleados, con el botón Documento.
- Controla las firmas en Empleados > Documentos legales.
2. Envía el mismo documento a varios empleados de una vez
Si tienes que mandar el mismo anexo a media plantilla, no lo hagas uno a uno. En Empleados > Empleados puedes marcar a varios empleados a la vez y pulsar después el botón Documento: el envío se hace en bloque.
Ahí eliges uno de los tipos de documento que ya tienes configurados o subes directamente un PDF.
3. El truco: filtra por «Pendiente de firma»
No revises el listado entero para saber quién te falta. En Empleados > Documentos legales, abre Filtrar documentos, elige el estado Pendiente de firma y pulsa Filtrar.
En dos clics tienes la lista exacta de quién no ha firmado todavía. Y desde la columna de acciones puedes reenviarles el documento sin salir de esa pantalla.
Vigila también la columna F. caducidad: te avisa de los días que quedan, así que puedes reclamar antes de que se agote el plazo.
Y para saber de un vistazo quién tiene papeleo suelto sin abrir nada: el listado de Empleados > Empleados tiene una columna Docs. pendientes con el número de documentos que cada persona tiene sin firmar.
4. Activa la trazabilidad si el documento tiene valor legal
Al crear el tipo de documento puedes marcar Incluir documento de trazabilidad. El sistema añade entonces una página final con el rastro de la firma: quién firmó, cuándo y desde dónde.
Para un contrato o un anexo conviene tenerla activada. Para una comunicación informativa que no requiere firma, no hace falta.
Ten en cuenta que la firma digital es un módulo adicional de Control Laboral. Si no ves estas opciones en tu panel, consúltalo con tu comercial.